Problem fałszywej faktury bardzo często ma swoje źródło nie w samej księgowości, lecz dużo wcześniej – na etapie nawiązywania współpracy z kontrahentem, ustalania jej warunków oraz odbioru towaru albo usługi. W praktyce wiele firm styka się z taką sytuacją nie dlatego, że świadomie posłużyło się nierzetelnym dokumentem, ale dlatego, że w obiegu dokumentów zabrakło podstawowej weryfikacji. Ma to istotne znaczenie, ponieważ ustawa o VAT wyłącza możliwość odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej przez podmiot nieistniejący, dokumentującej czynność, która nie została wykonana, zawierającej kwoty niezgodne z rzeczywistością albo potwierdzającej czynność pozorną lub nieważną. Skutki mogą być dla przedsiębiorcy poważne – od konieczności skorygowania rozliczeń i dopłaty podatku wraz z odsetkami, aż po dodatkowe zobowiązanie podatkowe w przypadkach przewidzianych przepisami.
Trzy elementy, które chronią firmę przed nierzetelną fakturą
Najskuteczniejszym zabezpieczeniem jest stworzenie prostego systemu. Firma powinna sprawdzać nie tylko sam dokument, ale również trzy rzeczy: czy kontrahent istnieje, czy transakcja jest rzeczywista oraz czy sposób płatności odpowiada danym możliwym do zweryfikowania w publicznych źródłach. Przy ocenie prawa do odliczenia znaczenie mają zarówno okoliczności związane z dostawcą, jak i okoliczności samej transakcji.
Weryfikacja kontrahenta i rachunku bankowego przed płatnością
Dane firmy i status podatkowy
Pierwszym krokiem powinna być kontrola podstawowych danych identyfikacyjnych. Warto sprawdzić, czy kontrahent widnieje w odpowiednim rejestrze przedsiębiorców oraz czy jest ujawniony jako podatnik VAT. Dla transakcji krajowych podstawowym narzędziem jest wykaz podatników VAT. Można w nim wyszukiwać dane po numerze NIP, REGON, numerze rachunku albo nazwie firmy, a także sprawdzać stan na określony dzień. Przy współpracy z podmiotem z innego państwa Unii Europejskiej znaczenie ma dodatkowo weryfikacja numeru VAT UE w systemie VIES.
Rachunek, na który ma trafić płatność
Należy sprawdzić również rachunek bankowy wskazany na fakturze. Jeżeli numer rachunku różni się od tego, który znajduje się w wykazie podatników VAT, powinno to od razu wzbudzić ostrożność. Sama zgodność numeru rachunku nie przesądza jeszcze o uczciwości transakcji, ale brak takiej zgodności może być sygnałem ostrzegawczym. Dobrą praktyką jest przyjęcie zasady, że płatność nie jest zlecana, dopóki rachunek nie zostanie potwierdzony w danych możliwych do sprawdzenia.
Weryfikacja rzeczywistego przebiegu transakcji
Sama obecność kontrahenta w rejestrach nie wystarcza. Firma powinna jeszcze kontrolować, czy za fakturą stoi faktyczna dostawa towaru albo wykonana usługa. Z punktu widzenia bezpieczeństwa najważniejsze są dokumenty towarzyszące: umowa, zamówienie, potwierdzenie przyjęcia zamówienia, dowód wydania towaru, protokół odbioru, korespondencja handlowa, a przy usługach także materiał pokazujący ich rezultat. Jeżeli faktura istnieje, ale nie ma żadnego śladu rzeczywistego wykonania świadczenia, ryzyko jest znacznie większe. Metodyka należytej staranności wprost akcentuje, że nie wolno ignorować obiektywnych okoliczności wskazujących na możliwe oszustwo lub naruszenie prawa.
Jak zorganizować obieg dokumentów w firmie
Wiele problemów da się ograniczyć prostą procedurą wewnętrzną. Dobrze działa model, w którym jedna osoba zamawia towar lub usługę, druga potwierdza wykonanie świadczenia, a trzecia akceptuje dokument do księgowania albo płatności. Taki podział nie wynika wprost z jednej normy prawnej, ale odpowiada logice należytej staranności: im mniej decyzji skupionych w jednym miejscu, tym mniejsze ryzyko, że faktura zostanie przyjęta bez realnej kontroli. Warto też prowadzić listę nowych kontrahentów wymagających pełniejszej weryfikacji przed pierwszą płatnością.
Czy KSeF rozwiąże problem fałszywych faktur
Nie całkowicie. Krajowy System e-Faktur porządkuje obieg dokumentów i ogranicza część ryzyk związanych z samą formą faktury, ale nie zastępuje oceny, czy transakcja rzeczywiście miała miejsce. Sam fakt, że dokument przechodzi przez system, nie usuwa więc potrzeby sprawdzenia kontrahenta, dostawy i podstaw płatności.
Co zrobić, gdy faktura budzi wątpliwości
Jeżeli dokument wydaje się podejrzany, nie należy go księgować ani opłacać. Najpierw trzeba wstrzymać obieg dokumentu, zażądać dodatkowych wyjaśnień, zebrać dokumenty źródłowe, ponownie sprawdzić dane kontrahenta oraz ustalić, czy transakcja została faktycznie wykonana. Dopiero po takiej analizie można zdecydować, czy sprawa dotyczy zwykłego błędu, czy dokumentu nierzetelnego. Szybka reakcja ma duże znaczenie, ponieważ pozwala ograniczyć skutki podatkowe i lepiej wykazać, że firma nie działała bezrefleksyjnie.
Podsumowanie
Firma najskuteczniej chroni się przed przyjęciem fałszywej faktury wtedy, gdy nie ogranicza kontroli do samego dokumentu. Najważniejsze jest połączenie kilku działań: sprawdzenia kontrahenta, potwierdzenia jego statusu podatkowego i rachunku, zweryfikowania realności transakcji oraz uporządkowanego obiegu dokumentów wewnątrz organizacji. To właśnie taki model działania najczęściej pozwala później wykazać, że przedsiębiorca zachował należytą staranność i nie przyjął faktury bez podstawowej kontroli.
